Zespół w typowej firmie traci średnio 2 godziny dziennie na szukanie informacji. Dwie godziny. Na pracownika. Pomnóż to przez 50 pracowników i przez rok pracy.
W typowej firmie dokumenty żyją wszędzie i nigdzie. SharePoint, Google Drive, Dropbox, lokalne dyski, załączniki w mailach, wiadomości na Slacku, Teams, wewnętrzna Wiki, której już nikt nie aktualizuje od 2 lat. Pytasz kolegę z pracy „gdzie była ta procedura reklamacji?” i dostajesz trzy różne odpowiedzi, bo każdy zna inną wersję.
Efekt: pracownicy rezygnują z szukania i pytają człowieka. Najdroższy ekspert w firmie zostaje przerywany kilka razy dziennie tym samym pytaniem, na które odpowiada po raz n-ty.
Nowy pracownik? Pierwsze trzy tygodnie traci na szukanie rzeczy, które powinny leżeć na wyciągnięcie ręki. Każde „szybkie pytanie” do kogoś z zespołu kosztuje dwie osoby po 10 minut.
Jak Ragen staje się warstwą ponad tym wszystkim
Wgrywasz dokumenty raz. Z Google Drive całymi folderami. Przez przeciągnięcie na ekran. Bezpośrednio z maila. Masowo. Dzielisz na foldery, nadajesz uprawnienia, dajesz do asystentów.
Od tego momentu każdy w firmie pyta swojego asystenta naturalnym językiem:
- „Jak wystawiamy korektę do faktury zagranicznej?”
- „Ile dni urlopu przysługuje po roku pracy?”
- „Kto jest odpowiedzialny za umowy z dostawcami?”
- „Jaki mamy proces akceptacji wydatków powyżej 5 tys. zł?”
- „Co było ustalone z klientem X na ostatnim spotkaniu?”
Asystent przeszukuje całą bazę w sekundę. Zwraca odpowiedź z cytatem. Z linkiem do źródła. Z kontekstem.
Liczby, które widzimy u klientów
Zapytania do HR potrafią spaść o 60%. Zamiast działu HR odpowiadającego na te same pytania o urlopy, procedury i benefity – pracownicy pytają asystenta HR, który odpowiada 24/7. HR odpowiada raz, wgrywając dokument. AI zajmuje się resztą.
Koniec z pytaniami „a gdzie to było?” do ekspertów. Główny analityk w firmie był przerywany kilkanaście razy dziennie pytaniami, które rozwiązywała trzyletnia dokumentacja. Po wdrożeniu Ragen – kilka razy dziennie, i to tylko wtedy, gdy dokumentacja była niejasna. Odzyskana godzina dziennie najdroższego zasobu w firmie.
Dokumentacja staje się żywa. Gdy ludzie faktycznie jej używają przez AI, od razu widać, które dokumenty są nieaktualne, które są niejasne, czego brakuje. Administrator dostaje listę „pytań, na które asystent nie umie odpowiedzieć” – i wie dokładnie, co dopisać do bazy wiedzy.
Scenariusze, które zmieniają sposób pracy
Firma konsultingowa z 60 osobami. Każdy projekt generuje 50–200 dokumentów. Po 3 latach firma ma 50 000 dokumentów, z czego większość leży martwo. Ragen pozwala wyciągnąć wiedzę z zamkniętych projektów. Nowy konsultant pyta: „Jak podchodziliśmy do restrukturyzacji w branży X?” – dostaje syntezę z 20 projektów, których nie miałby szansy przeczytać w miesiąc.
Dział prawny spółki produkcyjnej. Ma 15 lat archiwum umów, interpretacji, orzeczeń. Pytanie „czy podobny przypadek już mieliśmy?” wymagało dotąd pół dnia. Teraz wymaga minut, a odpowiedź jest dokładniejsza, bo obejmuje rzeczy, o których nikt już nie pamięta.
Zespół obsługi klienta w e-commerce. Zmienili się ludzie, baza wiedzy została. Nowi pracownicy mają pełny dostęp do historii rozwiązań lat problemów klientów. Przestają popełniać błędy, które ktoś już kiedyś popełnił i rozwiązał.
Najdroższa godzina w firmie
Najdroższa godzina w firmie to ta, w której ekspert zamiast pracować – odpowiada trzeci raz dziennie na to samo pytanie. Albo ta, w której pięć osób szuka tego samego dokumentu, każda w innym systemie. Albo ta, w której nowy pracownik nie jest produktywny, bo nie wie, gdzie szukać.
Ragen odzyskuje te godziny. Nie dlatego, że „AI jest super”. Dlatego, że po raz pierwszy masz wiedzę firmową dostępną tak, jakby była – rzeczywiście dostępna.